Trabalhando com os pedidos sem GelDirect

Certamente depois de estar utilizando o Gel por algum tempo você terá o seu próprio método e seqüência trabalho.

Abaixo apresentamos uma sugestão de seqüência nos trabalhos que pode ser adotada até que você se familiarize com todos os recursos.

Quem faz	Descrição
Gel Automaticamente	Capturador de vendas captura os lances no site. - Cadastra o cliente com os dados existentes no site de leilão (nome, apelido, e-mail, telefones, cidade, estado e país). - Cadastra o pedido no Gel. - Envia um e-mail para o cliente com os dados do pedido, opções de pagamento, frete, etc.
Usuário	O cliente irá lhe retornar o e-mail enviado pelo capturador com as opções escolhidas, confirmação do pagamento e o restante dos dados do seu cadastro, como o endereço para envio dos produtos. Você irá receber este e-mail através do seu programa de e-mail, acesso ao Webmail, etc. O Gel não recebe este e-mail de retorno automaticamente.
Usuário / Gel	Entre no Gel, cadastre o restante dos dados do cliente (Endereço, etc), defina as formas de envio e pagamento que o cliente escolheu e altere o status do pedido identificando que o pedido foi pago. O Gel irá enviar um e-mail para o cliente notificando a confirmação do pagamento.
Gel Automaticamente	Caso o comprador não retorne o e-mail confirmando o pagamento o Gel passará a enviar os e-mails de cobrança (pedidos vencidos).
Gel Automaticamente	O Gel irá lhe mostrar a pendência de pedidos para despachar para aqueles pedidos onde o despacho / envio está atrasado.
Usuário / Gel	Imprima as etiquetas para despacho, utilizando os recursos do Gel.
Usuário / Gel	Envie os produtos, cadastre no Gel o objeto do frete e altere o status do pedido para despachado. O Gel irá enviar o e-mail para o cliente notificando que o pedido foi despachado e passando o objeto do frete
Gel Automaticamente	O Rastreador de postagens do Gel irá verificar diariamente se houve mudanças no andamento dos pedidos consultando o site dos correios, e envia-rá um e-mail para cada cliente com os dados da entrega.
Gel Automaticamente	Quando o pedido for dado como entregue o Rastreador detecta e envia um e-mail adicional para o cliente agradecendo a compra e informando que o pedido foi finalizado.
Gel Automaticamente	O Rastreador altera o status do pedido para "Pedido finalizado. Entrega confirmada" com status de andamento igual a 100% indicando que o pedido foi finalizado.
Gel Automaticamente	O Buscador de qualificações irá capturar as qualificações recebidas e dadas no site de leilão, e irá atualizar os dados no Gel.
Gel Automaticamente	Envia os e-mails de cobrança para os compradores que ainda não lhe qualificaram.

Veja abaixo exemplos de como alterar estas informações no Gel para dar seqüência nos trabalhos.

A Central de e-mail do Gel deverá ficar ativa para que as capturas automáticas sejam realizadas, para que os e-mails sejam enviados e para que os rastreamentos das postagens sejam feitos.

A central de e-mail pode ser minimizada que mesmo assim estas tarefas continuarão sendo executadas.

Quando a central de e-mail for minimizada, um ícone será exibido ao lado do relógio do Windows:

Dê um duplo clique neste ícone para restaurar a janela da Central de e-mail e exibi-la

Para fechar definitivamente a Central de e-mail, clique em "Parar todos e encerar". A central de e-mail será finalizada e as tarefas não serão executadas.

O Capturador de vendas que está na Central de e-mail irá relacionar as capturas que foram feitas, mostrando a lista na tela.

Nesta tela você terá as informações somente para acompanhamento, o trabalho será feito no Gel, como veremos abaixo.

Antes de começar a utilizar o Gel e alterar os dados dos clientes, pedidos, produtos, etc. é necessário saber como fazer pesquisas para facilitar a localização dos dados. O método de pesquisa é semelhante nas janelas de listagem dos dados do Gel, como Clientes, Produtos e Pedidos. Vamos ver nos exemplos abaixo como localizar os pedidos através das pesquisas.

Esta será uma explicação geral de como pesquisar no Gel, você poderá utilizar estas formas de pesquisa sempre que precisar localizar os pedidos de um determinado cliente ou filtrar pelo status, situação de pagamento, etc.

Clique em Pedidos na barra de ferramentas lateral do Gel para abrir a tela "Pedidos"

Escolha o método de pesquisa, você pode pesquisar pelo nome do cliente, e-mail, apelido, CEP, data do pedido, etc.

Uma dica de pesquisa é você pesquisar pelo código do pedido.
Quando você utiliza o campo de troca "!*pedido_codigo*!" no assunto dos e-mails o Gel irá incluir o código do pedido no assunto facilitando assim a localização.
Quando o cliente lhe retorna o e-mail o código do pedido vai estar no assunto do e-mail e você poderá fazer a pesquisa.

Veja na imagem abaixo exemplos do assunto do e-mail retornado pelo cliente, confirmando o pagamento:

Para pesquisar no Gel pelo código defina o método de pesquisa "Pelo código do pedido", digite o código e pressione "Enter" ou clique em Pesquisar

Outra forma de listar os pedidos e que talvez seja mais prático pois vai lhe dar uma visão geral de todos os pedidos na mesma situação, é através dos status. Clique em Pesquisa rápida pelo status e selecione o status dos pedidos que deseja localizar:

Exemplo, o status "Novo pedido. Aguardando pagamento" lista os pedidos capturados que ainda não tiveram o pagamento efetuado.

O cliente lhe enviou o e-mail confirmando o pagamento, as opções escolhidas por ele e o restante dos dados do endereço.

A tela de alteração dos dados do pedido será exibida, nesta tela você pode completar os dados do cliente como o endereço, a partir dos dados que ele lhe enviou no e-mail de retorno confirmando o pagamento.

Clique no botão Dados do cliente para exibir o cadastro do cliente:

Através dos status que você irá controlar a situação de cada pedido. Além de permitir saber em qual fase de processamento cada pedido está, ao alterar o status do pedido um e-mail pode ser disparado automaticamente e enviado para o cliente. Isso é muito útil para manter o cliente informado sobre cada etapa de processamento do pedido.

Nota: Na configuração padrão do Gel nem todos os status tem um e-mail associado. Clique aqui para acessar o tutorial onde mostra como alterar os e-mails associados.

A tela de alteração das propriedades do pedido será exibida.
Você pode alterar qualquer informação, veja exemplos de alteração dos dados:

Informando o pagamento

Altere o status para um status que identifique que o pedido foi pago. Exemplo o status Pagamento confirmado. Se o campo Pago não for automaticamente setado para sim, clique em PAGO para marcar o pedido como pago.
Os campos Tipo de pagamento e Numero do documento / detalhes são opcionais não é obrigatório informar:

Informando a forma de envio escolhida
Selecione a forma de envio que o cliente escolheu. O valor total do pedido será atualizado refletindo o valor da forma de envio escolhida:

Clique em OK para salvar. O e-mail associado ao status que você escolheu será enviado. Por padrão é o e-mail que informa o cliente que o pagamento foi confirmado.

Quando o pedido for pago é importante alterar o status para um status que identifique o pedido como pago, no nosso exemplo foi alterado para "Pagamento confirmado", dessa forma você poderá saber em qual etapa de processamento este pedido já se encontra.

Além disso se existir um e-mail associado a este status ele será enviado para o cliente. Por padrão o Gel já tem um e-mail associado ao status "Pagamento confirmado" que é o e-mail de confirmação de pagamento, quando você salvar as alterações o e-mail será gerado, como será visto mais abaixo.

Pago:
Permite que você controle se o pedido foi pago ou não, este campo existe pois em alguns casos não é possível controlar o pagamento somente pelo status.
Por exemplo, quando você envia o produto por "Sedex à cobrar" deve alterar este campo para Sim, somente depois de ter recebido o valor total do pedido, o mesmo se aplica a MercadoPago. Isso fará com que o Gel considere o pedido como vencido e envie os e-mails de cobrança de pagamento para os clientes. Quando este campo estiver marcado como Sim (ou seja: pago) o cliente não receberá mais notificações de pedido não pago.

Nota: Você pode ampliar o prazo de vencimento do pedido alterando a data de vencimento no campo Data de vencimento.

Forma de pagamento escolhida:
Informe qual foi a forma de pagamento escolhida pelo cliente. Preencher este campo corretamente permitirá que no futuro você saiba quais são as forma de pagamento mais utilizadas, através dos gráficos e relatórios.

Se o pagamento foi efetuado no mesmo dia, clique em Hoje para que o campo com a data seja preenchido automaticamente, ou informe a data manualmente.

Tipo de pagamento:
Este campo é para seu controle pessoal, caso no futuro seja necessário saber detalhes de como o cliente efetuou o pagamento você poderá consultar. O preenchimento não é obrigatório

Número do documento / Detalhes:
Este campo é para seu controle pessoal, caso no futuro seja necessário saber detalhes do número do documento que o cliente efetuou o pagamento você poderá consultar. O preenchimento não é obrigatório

Forma de envio (Valor frete):
Neste campo você irá selecionar a forma de envio que o cliente escolheu, é importante o preenchimento correto deste campo, pois além de permitir que você saiba qual a forma de envio será utilizada no momento de despachar os produtos, o valor final do pedido será atualizado de acordo com o valor do frete da opção selecionada, como indicado na figura acima

Você já cadastrou os dados do endereço do cliente e o pedido já foi pago. Agora irá despachar os produtos.

Primeiro você selecionar os pedidos, prontos para entrega. Isso pode ser feito utilizando a pesquisa rápida por status, conforme mostrado no início do tutorial.
Exemplo, selecione os pedidos que estão no status Pagamento confirmado:

Depois de listar os pedidos, você deve selecioná-los, o Gel permite a múltipla seleção dos registros, veja como selecionar:

Depois que você despachou os produtos e já recebeu os dados das postagens dos Correios, altere os dados dos pedidos para incluir o número do despacho.
Altere também o status para que o e-mail seja enviado para o cliente, com os dados da postagem.

Altere o status do pedido para um status que identifique que o pedido foi enviado, por exemplo "Pedido despachado para a transportadora".

Quando as alterações forem salvas o e-mail associado a este status será enviado para o cliente.

Frete objeto:
Número do objeto do despacho recebido dos Correios, este dado será utilizado pelo Rastreador para fazer o rastreamento dos pedidos e enviar os e-mails para os clientes.

Data de envio dos produtos:
Campo para seu controle, informe a data em que os produtos foram despachados, se for no mesmo dia, clique e Hoje para preencher o campo com a data do dia automaticamente

Pedido / Produtos despachados:
Marque esta opção sempre que os produtos forem despachados para que a pendência de "Produtos que deveriam ter sido despachados" deixe de ser considerada neste pedido.

Se esta opção ficar marcada será dada baixa dos produtos no controle de estoque que o Gel faz. A baixa será dada ao clicar em OK para salvar o pedido. Se esta opção não estiver ativa significa que os produtos já foram baixados para este pedido.

A partir do momento que você informar o objeto do frete o Rastreador passará a rastrear as postagem e vai enviar um e-mail para cada cliente com os dados.

Isso será feito para o pedido enquanto o mesmo estiver com percentual de andamento menor que 100% e maior que zero.

Os pedidos com percentual de andamento igual a 100% são considerados pelo Gel como concluídos, e com percentual de andamento igual a 0% são considerados como cancelados. Se o pedido estiver com estes dois percentuais de andamento o rastreamento não será feito.

Clique no botão Horários para definir o horário em que as postagens serão rastreadas automaticamente, ou clique em Iniciar rastreamento para iniciar manualmente a qualquer momento.

Você alterar a configuração destes recursos entrando nas configurações do Rastreador que está na central de e-mail

Buscador de qualificações captura as qualificações e atualiza os dados no Gel

O Buscador de qualificações que está na Central de e-mail, irá capturar as qualificações recebidas e dadas no site de leilão.

Estas qualificações serão atualizadas nos pedidos, tanto o tipo da qualificação como o texto.

Os clientes que ainda não lhe qualificaram após 15 dias da data do pedido passarão a receber o e-mail de cobrança de qualificação, até que a qualificação recebida seja diferente de "Nenhuma" ou até o pedido completar 30 dias (Expiração do prazo para qualificar)

É através deles que você irá controlar o andamento, processamento de cada pedido.

Se existirem e-mails associados aos status eles serão enviados quando você alterar o status dos pedidos

O Gel também utiliza os status internamente para determinar se um pedido está ativo, foi cancelado ou foi finalizado, utilizando o percentual de andamento dos status, conforme os dados a seguir:

Percentual de andamento igual a 0 (Zero) - Considera o pedido como Cancelado. Nenhuma tarefa será executada para estes pedidos, como rastreamento de postagens, notificações de pendências, etc

Percentual de andamento entre 0 (Zero) e 100 - Considera o pedido como Ativo, em processamento. As tarefas como rastreamento de postagens, notificação de vencimento, qualificações, etc serão executadas.

Percentual de andamento igual a 100 - Considera o pedido como Finalizado. As tarefas como rastreamento de postagens não serão executadas, notificação de vencimento, qualificações, serão executadas.

Você pode criar novos modelos de e-mail, novos status e fazer a associação entre eles, veja mais detalhes nos tópicos abaixo: